Die hauseigene webbasierte Software „ViONline“ war Ausgangspunkt für ein reibungsloses Online-Einladungsmanagement. „ViONline“ bietet mit seiner Flexibilität ideale Voraussetzungen für eine professionelle und individuelle Teilnehmerverwaltung. Bedarfsgerecht definierte Abfragen bei der Gäste-Registrierung ermöglichen zum einen eine CI-konforme Vorfeldkommunikation mit den Teilnehmern, zum anderen werden wichtige Informationen für die Anreiselogistik gesammelt. Beim Check-in während der Veranstaltung erfolgt elektronisch die Erfassung der anwesenden Teilnehmer. Die so gesammelten Daten können statistisch ausgewertet und auf Wunsch mit Evaluationsdaten ergänzt werden.
Neben der Akkreditierung von 1.400 Teilnehmern plante und organisierte der Bereich Travel-Management von ViON die Anreise und Unterbringung der Gäste aus Österreich und der Schweiz sowie die Transfers aller Teilnehmer zwischen Hotels und Veranstaltungsort.
Eine besondere Herausforderung war die Verkehrssituation am Veranstaltungsort. Sie erforderte eine ausgefeilte Logistik und zeitliche Taktung der Bustransfers für die Teilnehmer. Die Medienproduktion von ViON hat deshalb für die Anzeige der Busabfahrtzeiten eine spezielle Anwendung programmiert. Ähnlich einer Anzeige von Flugzeiten am Flughafen, wurden vor Ort in Echtzeit, gut sichtbar für alle Teilnehmer, die aktuellen Ankunfts- und Abfahrtzeiten der Transferbusse projiziert.
Im Ergebnis waren sowohl der Kunde, als auch die Teilnehmer hoch zufrieden mit der professionellen Umsetzung durch das Travel Management Team von ViON.