Da das Modell der breiten Öffentlichkeit erst im Herbst 2008 vorgestellt wird, fanden die Vorbereitungen unter hohen Sicherheits- und Geheimhaltungskriterien statt. Gröbel Siebach hat unter diesem Aspekt alle Gewerke koordiniert und den gesamten Event im Auftrag von KMS Team München verantwortet.
Die wirkungsvolle Inszenierung des neuen Fahrzeugs von BMW stand im Mittelpunkt des abendlichen Programms aus mehrgängigem Menü, Vorstandsreden und anschließender Party. Dazu gestaltete Gröbel Siebach mehrere Räumlichkeiten mit komplett umlaufender Wandabwicklung und Bühnenbauten für insgesamt vier Fahrzeuge. Es waren 50 Monteure im Einsatz, die insgesamt sieben LKW-Ladungen Material verbauten. Die Anlieferung erfolgte unter besonderen Bedingungen: Staplerfahrzeuge waren nicht zugelassen und außerdem hohe Vorsichtsmaßnahmen im neu renovierten Gebäude zu berücksichtigen.
Der Aufbau erfolgte in knappem Zeitfenster während zweier Nächte, da das BMW Museum tagsüber den normalen Museumsbetrieb beibehielt. Deshalb wurden am Tag alle Aufbauten wieder abgebaut und temporär außerhalb der Besucherzone gelagert. Auch die bauliche Detailplanung wurde präzise ausgearbeitet, da sich vor Ort keine Möglichkeit zur Korrektur bot. Der Auftraggeber lobte die Veranstaltung als einen „rundum gelungenen Auftakt für das neue Flagschiff der BMW AG“.