Ein Kraftakt, wenn man bedenkt, dass dazu über 500 Reiseassistenten mit Sprachkenntnissen in deutsch, englisch und den jeweiligen Landessprache innerhalb weniger Wochen rekrutiert, geschult, eingestimmt und während der WM-Tage von internen Projektteams gesteuert werden mussten.
Eine Aufgabe, maßgeschneidert für die PP-Gruppe, die mit PP Personality über eine Personalagentur mit etwa 15.000 Mitarbeiterprofilen und mit PP Promotions über eine sehr erfahrene Division im Projektmanagement verfügt. Die optimale Kombination also um diese Aufgabe zu stemmen.
Neben der Betreuung der Transfers zu den FIFA WM Stadien und der zahlreichen Rahmenprogramme fungierten die Reiseassistenten vor allem als Schnittstelle zwischen den ausländischen Gästegruppen und den Dienstleistern im Umfeld. Sie sorgten für den reibungslosen Ablauf der Bus- und Zugtransfers von den Hotels der FIFA Gästegruppen zu den wechselnden Spielstätten der Nationalteams, für die Rundum-Betreuung der Gäste bei den Tages- und Abendaktivitäten und bei der Erfüllung von Sonderwünschen.
Eine besondere Herausforderung war beispielsweise die Betreuung von über 3.500 mexikanischen Fans (Foto dpa) auf dem Weg von ihrer Homebase Düsseldorf zum WM Spiel ihres Nationalteams nach Hannover. 85 spanisch sprechende Reiseassistenten, verteilt auf 85 Reisebusse sammelten die Fans in 25 Düsseldorfer Hotels ein, brachten sie zum Düsseldorfer Hauptbahnhof, begleiteten sie anschließend mit sechs Sonderzügen der Deutschen Bahn nach Hannover. Von dort ging es dann erneut mit 85 Bussen, verstärkt mit jeweils einem spanisch sprechende Städtescout, nach einer ausgedehnte Stadtrundfahrt ins WM Stadion Hannover.
Für die Einsatzplanung und -steuerung entwickelte Projekt Promotions eine online-gestützte Datenbank, die es den internen Projektteams ermöglichte, die Reiseassistenten zeitnah über ihre Einsätze und Besonderheiten zu informieren, auf veränderte Einsatzdaten schnell zu reagieren und somit eine Durchführungsquote 99,9 Prozent zu erreichen.
