Quasar bewegt Deutsche Post ITSolutions

Im Berliner Estrel-Hotel setzte Quasar Communications, die Wiesbadener Agentur für Live-Kommunikation und Motivation, die Deutsche Post ITSolutions GmbH für 1.050 Mitarbeiter in Szene und in Bewegung. Nach einem Pitch unter den deutschen Top-Agenturen konnte Quasar konzeptionell überzeugen. Mit inspirierenden Ideen, verbindenden Aktionen und einer perfekten Umsetzung wurden die gesteckten Ziele treffsicher erreicht.

Gegründet im Januar 2002 als Tochter von Deutsche Post World Net ist die Deutsche Post ITSolutions der zentrale Partner für Logistics-IT im Konzern und vereint das Beste aus zwei Welten: die Stärke eines Großkonzerns mit der Flexibilität eines jungen Tochterunternehmens mit zunehmend internationaler Ausrichtung.

Für die Deutsche Post ITSolutions spielte die dritte Come-Together-Veranstaltung eine zentrale Rolle in ihrem Change-Management-Prozess. Es galt, die Mitarbeiter nicht nur über neue Strategien und Unternehmensziele zu informieren, sondern alle Teilnehmer zu einem Commitment zu motivieren, um diesen Prozess gemeinsam und erfolgreich zu gestalten.

Die Aufgabe

Die komplexe Aufgabe für die Mitarbeiterveranstaltung bestand für die Agentur Quasar Communications in einem intensiven Beratungs- und Kreationsprozess, der in eine außergewöhnliche Inszenierung und Dramaturgie mündete. Es ging darum, die Bewegung und Dynamik im Unternehmen in direkte Aktion umzusetzen: im Plenum, in den Workshops oder bei der Abendgala.

Quasar war zudem für die komplette Teilnehmerverwaltung, das Travel- und Hotelmanagement und Hospitality verantwortlich: Alle An- und Abreisen mit Bussen, Bahn und Exklusivcharter aus den elf Standorten Berlin, Bonn, Darmstadt, Dresden, Düsseldorf, Erfurt, Fulda, Hannover, München, Stralsund und Trier.

Die Lösung

Die Wiesbadener Kommunikationsspezialisten schufen einen interaktiven Rahmen, der glaubwürdige Inszenierungen für Involvement und Commitment ermöglichte. Unter dem verbindenden Motto “Our Face for the Future” wurden

vier Bühnen im Plenum bespielt, in interaktiven Workshops intensiv gearbeitet und als Kommunikationswirkung einprägsame Bilder mittels Fotomorphing-Aktion oder einem medial-animierten Commitment-Act geschaffen. Auch die abendliche Party stand im Zeichen der Bewegung und des Miteinanders.

Die Inszenierung

Das Bühnenkonzept für die Mitarbeiterveranstaltung von Deutsche Post ITSolutions machte den Change-Prozess im Unternehmen erlebbar und verlangte Aktion und Aktivität vom Moderator, den Referenten und allen 1.050 Teilnehmerinnen und Teilnehmern.

Nicht nur Moderator, Referenten und Akteure mussten von Bühne zu Bühne ziehen, auch das Publikum musste sich mitdrehen.

„Mit einer ausgefeilten Regie, bei der die Inszenierung und Dramaturgie für ein Tagungsformat sehr eng ineinander spielten,“, so

Andreas Leonhard, Geschäftsführer von Quasar Communications, „konnten wir alle 1.050 Menschen emotional bewegen. Das geschah nicht durch herkömmliche passive Emotionalisierung, durch Effekte, Medien und Showacts, sondern durch die aktive Bewegung aller Protagonisten, auch der Teilnehmer.“

Das Bühnen- und Raumkonzept

Die Inszenierung setzte auf ein Bühnenkonzept mit vier CD-gerecht gebrandeten Podestbühnen, die von einem 180°-Rundhorizont umschlossen waren. Durch die reduzierte, aber wirksame Lichtbespielung entstand der Eindruck eines geschlossenen Raumes.

Zwischen den vier Bühnen, die jeweils für eine strategische Säule des Unternehmens Deutsche Post ITSolutions standen, befanden sich Medienwände für Großbildübertragung, Projektion und mediale Interaktionen. In dem Segment, das der Halbkreis bildete, saßen die Teilnehmer.

Die Rückwandkonstruktion setzte sich aus zwei versetzten Rechtecken, die mit Großprints bedruckt waren, zusammen und schuf so eine starke räumliche Anmutung. Gleichzeitig entstand so für jede Bühne ein Auftrittsportal.

Ein ganz eigenes „Bühnenelement“ waren die Sitzkuben, die nicht nur als variable Sitzelemente für die Teilnehmer dienten, sondern aufgedruckte Veranstaltungslogos und Informationen zum Programm enthielten. Zudem diente eine weiße Fläche für individuelle Notizen. In die Workshops mussten die Teilnehmer die Würfel als ihre eigene Bühne mitnehmen.

Die Dramaturgie setzte alle Akteure in Bewegung. Jedes Statement kam von einer anderen Bühne. Der Moderator Percy Hoven lief dazu von Bühne zu Bühne, um die Referenten anzukündigen und zu interviewen. Die Teilnehmer folgten ihm durch einfache Drehungen mit dem Sitzwürfel um immer neue Winkel.

Die Workshops

Für die begleitenden Workshops erarbeitete Quasar eine eigene, interaktive Methodik mit jeweils einem speziellen Kommunikationstool zur anschließenden Präsentation und Zusammenfassung im Plenum. Ob verbindende Kunstaktion, spontanes Feedback in der Videobox, authentische Aufzeichnung und Einspielung von Teilnehmerstimmen, digitale Diashow oder die Nutzung der Sitzkuben zum Bau einer „Mauer der Zweifel“: Alle Teilnehmer waren wiederum aktiv einbezogen.

Mit theatralen Mitteln wurde schließlich der Tag kreativ reflektiert. Schauspieler von VitaminT mischten sich unter die Teilnehmer, begleiteten die Veranstaltung von Anfang an, beobachteten die Gäste, alle Referenten und den Veranstalter. Als unterhaltsam-kritische Zusammenfassung gaben sie ihre Beobachtungen im Zeitraffer wieder.

Die Interaktionen

Doch neben der äußeren Bewegung setzten Interaktionen auf die tiefere Einbeziehung der Teilnehmer. In den Empfangsfoyers wurden die Mitarbeiter während des ganzen Tages fotografiert. Im Saal waren die Gesichter immer wieder auf der Großleinwand als ein ineinander über gehendes Morphing zu sehen. Das diesjährige Veranstaltungsmotto „Our Face for the Future“ wurde so eindrucksvoll und emotional bewegend eingelöst.

An Terminals konnten die Teilnehmer zudem ihren Fingerabdruck als symbolischen Commitment-Act hinterlassen. Zum Abschluss des Plenums formierten sich alle 1.050 Fingerprints als Computeranimation zu einem Logo. Ein einziger Fingerabdruck entstand als starkes Bild und löste ebenfalls das Motto des „Our Face for the Future“ ein.

Die Party

Das Plenum wurde in nur einer Stunde zur Gala-Location umgebaut. Die Bühnen wurden für zwei Bands bestückt, Wände verschoben und alle 100 Tische in einer logistischen Spitzenleistung eingedeckt und platziert.

Nach dem intensiven Arbeitstag wurde bei der sich anschließenden

Gala-Party begeistert gefeiert. Zwei Bühnen verwandelten sich in Fitnessstationen, wo die Mitarbeiter auf Laufbändern spezielle Animationen auf den Großleinwänden durch ihre eigene Energie starten konnten.

Das Fazit

Die Botschaft des „Unternehmens in Bewegung“ kam an. Das Führungsteam von Deutsche Post ITSolutions ging vorbildlich voran. Die Mannschaft folgte aufmerksam.