WAREMA setzt beim Messemanagement auf Guest-One

Um den Organisations- und Koordinationsaufwand ihres Messeauftritts zu reduzieren und gleichzeitig die Vertriebsgeschwindigkeit zu steigern, vertraute

die WAREMA Renkhoff SE gleich bei zwei Weltleitmessen auf das Knowhow von Guest-One (G1).

Auf der Bau 2015 in München setzte der führende

SonnenLichtManager ebenso auf das Messe-Management der Wuppertaler Experten für Teilnehmermanagement wie bei der R+T in Stuttgart kurze Zeit später. Entsprechend erfreut zeigte sich G1-Geschäftsführer Oliver Maître von den beiden Messe-Erfolgen: „Wir können eine positive Bilanz ziehen. Durch die rechtzeitige Einbindung in den Planungsprozess der Messen konnten wir mit unserem modularen Baukasten flexibel auf die Anforderungen des Kunden reagieren.“ Eine Einschätzung, die Andreas Bachmann, Leiter Marketing bei WAREMA, teilt.

„Ausschlaggebend für die Zusammenarbeit mit G1 war, dass G1 innerhalb kürzester Zeit eine Lösung liefern konnte, die auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten war.“ Zufrieden zeigte er sich auch mit dem Einsatz auf den Messen. „Unser Standbesatz hat die elektronische Leaderfassung der Kundengespräche gut angenommen.

Der Umstieg vom Papierbericht zur Dateneingabe per Smartphone oder Tablet hat sehr gut funktioniert. Fast durchweg konnten sogar die Wünsche und Anregungen der Nutzer bei diesen ersten Einsätzen bereits vor Ort umgesetzt werden.“, gewährt Bachmann einen Blick hinter die Kulissen der Messe-Auftritte.

Das modular aufgebaute Messemanagement-System basiert auf vier tragenden Säulen: einer Vorbereitungsphase in der neben organisatorischen Rahmenbedingungen auch Prozesse, Schnittstellen und Timings definiert werden. Was folgt, ist die unmittelbare Messevorbereitung: Einladungen an Kunden und Mitarbeiter werden verschickt, Anmeldungen entgegengenommen, Messe-Tickets versendet und logistische Leistungen wie Hotelbuchungen und Raumplanungen für das

Standpersonal verwaltet. Im Zentrum des Gesamtprozesses steht die Messe selbst. Frei konfigurierbare Einzel-Module machen es möglich, das System auf die individuellen Anforderungen maßzuschneidern.

Dank der webbasierten Bereitstellung ist das System jederzeit verfügbar.

Die Zeit nach der Messe dient im Wesentlichen der Messbarkeit. „Die schnelle Kommunikation mit unseren Besuchern nach dem Messebesuch und die kompetente, vertriebliche Ansprache“, resümiert Bachmann die WAREMA-Aktivitäten, „sind ein wesentlicher Beitrag zum tatsächlichen Erfolg unserer Messauftritte.“

Zu den großen Vorzügen den G1-Messesystems zählen der modulare Aufbau und durchdachte Detailprozesse. „Dadurch können wir unseren Kunden nicht nur die ganz große Lösung anbieten, sondern auch auf die Anforderungen einzelner Messen flexibel reagieren“, erläutert Maître. Zentrales Bindeglied ist die sogenannte Administrationsplattform. Dort werden Benutzergruppen angelegt, die Stammdaten

der Mitarbeiter und Termine, Räume oder Reisen verwaltet. Über ein angegliedertes Lettershop-Modul können automatisch personalisierte E-Mails versendet werden.

Ein Echtzeit-Reporting liefert aktuelle Statistiken. Insgesamt acht ergänzende Module können an die Administratorenplattform angedockt werden. Ein leistungsfähiges Mitarbeiter-Portal bindet dabei das Standteam in den Vorbereitungsprozess der Messe sein.

Durch einen Informations-Counter auf dem Messestand wird das Matching zwischen Besucher und Vertriebsmitarbeitern beschleunigt. Das Modul Termin- und Raumverwaltung ermöglicht die effiziente Nutzung vorhandener Räumlichkeiten. Mithilfe der Lead-Erfassung und des Lettershops werden die Vertriebsdaten der Besucher erfasst und für einen individualisierten Vertriebsdialog aufbereitet. Bessere Planbarkeit und die Einhaltung der geplanten Budgets auf dem Messestand für Getränke und Speisen ermöglicht das Modul Catering. Und last but not least initiiert das Modul Kunden-Dialog einen frühzeitigen Kontakt zu Interessenten und potenziellen Messe-Besuchern.

 

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