Gemeinsam mit dem Projektteam der RWE-Konzernkommunikation entwickelte die MRG ein Konzept für die zweitägige Konferenz. Für das Plenum wurde ein Aufbau, der die Gäste zur Kommunikation anregte, gewünscht. Schnell einigte man sich darauf, dass es eine runde Center Stage geben sollte. Bei der passenden Form der Bestuhlung mussten einige Varianten durchdacht werden. Am Ende überzeugte die Idee von Projektleiter Steffen Müller der Media Resource Group: um die würfelförmigen Tische wurden Stühle asymmetrisch und locker positioniert. So luden sowohl die zentral gebaute Bühne als auch die zwanglose Form der Bestuhlung zur Kommunikation ein.
Zur Übertragung der Präsentationsinhalte sowie der Bilder von den Livebild-Kameras wurden insgesamt sechs Projektionsflächen um das Publikum herum angebracht, so dass jeder Besucher von seinem Platz aus sowohl das Geschehen auf der Bühne als auch die Inhalte der Vorträge verfolgen konnte. Tontechnisch wurde der Saal mit einer 360°-Beschallung bespielt. Lichttechnisch galt es, die Bühne mit HD-kameragerechtem Weißlicht auszuleuchten und in den anderen Veranstaltungsbereichen für angenehme Lichtstimmungen zu sorgen.
Außer dem Hauptsaal stattete die Media Resource Group sechs Workshop-Räume aus. Hier wurde die Veranstaltung in erster Linie tontechnisch bedient. In den anderen im Rahmen des Konzerntreffens genutzten Säle – Catering- und Pausenräume – zeichnete das Team um Steffen Müller ebenfalls für bedarfsgerechte Beleuchtung und Beschallung verantwortlich.
Verantwortlich für die Regie im RWE-Projektteam war Jenna Oste: „Die Zusammenarbeit mit MRG war kreativ und hoch professionell. Selbst spontan entwickelte Ideen wurden punktgenau umgesetzt.“
