Erstmals seit 2006 hatte sich der Bereich Technische Entwicklung (TE) der AUDI AG wieder entschieden, alle Mitarbeiter und deren Angehörige zu einem Familienfest einzuladen um sie hinter sonst verschlossene Türen blicken zu lassen. Die Erwartungen waren entsprechend hoch gesteckt. Über 31.000 Menschen sollten in Ingolstadt und Neckarsulm einen Tag lang spannende Einblicke in die Arbeit der Angehörigen gewinnen können und obendrein gut unterhalten werden. Pure Perfection entwickelte dafür ein Konzept, das die komplexe Logistik dieses Projekts perfekt mit den geplanten Aktivitäten und dem Entertainment verzahnte.
Über 31.000 individuelle Eintrittskarten
Wichtiger Baustein im Konzept: das Thema Sicherheit. Die Technische Entwicklung ist ein hoch sensibler Bereich des Werksgeländes. Nur befugte Personen dürfen sich dort aufhalten. Um diesem hohen Standard gerecht zu werden, hatte Pure Perfection ein spezielles Teilnehmermanagement installiert. Ausgangspunkt war eine eigens programmierte Software, über die mehr als 11.000 Einladungen versendet wurden. Die eingeladenen Mitarbeiter durften online zusätzlich bis zu sechs weitere Gäste akkreditieren. Aus allen Daten generierte Pure Perfection schließlich über 31.000 individuelle Eintrittskarten, mit denen an 30 extra eingerichteten Sicherheitsschleusen der Zutritt zum Gelände autorisiert wurde. „Trotz der vielen Personen und Bewegungsströme hatten wir zu jeder Zeit volle Transparenz über die anwesenden Gäste“, erläutert Projektleiter Simon Wähner den Vorteil des Systems.
Live-Schaltungen zu den spannendsten Ereignissen
Auf den Werksgeländen in Ingolstadt und Neckarsulm konnten die Gäste aus hunderten Aktivitäten auswählen. Bei einer Tour auf dem „Entwicklungswanderweg“ wurden aktuelle und zukünftige Fahrwerksysteme vorgestellt. Im Elektronikcenter konnte „Pilotiertes Parken“ getestet werden und für Neugierige fanden Programmpunkte wie „High Speed Crashs“ und Demonstrationen im Windkanal statt. Um den Tag für alle Altersgruppen zu einem spannenden Erlebnis zu machen, ergänzte Pure Perfection das Programm um weitere Eventmodule. Dazu gehörten zum Beispiel Autos, die von Kindern bunt beklebt wurden, ein Aussichtsballon, Kletterwände und ein riesiges Fotomosaik, das sich Stück für Stück aus Portraits tausender Besucher zusammensetzte.
Für die Erwachsenen gab es eine Beach-Zone mit eigens gestalteten Liegestühlen und zwei große Showbühnen. Kamerateams filmten die spannendsten Ereignisse in allen Winkeln des Werksgeländes und übertrugen diese live auf große Videowände. Mehrmals täglich wurde zudem das aktuelle Bühnenprogramm zwischen den beiden Standorten live übertragen. So hatten die Gäste zu jeder Zeit das Gefühl, mitten im Geschehen zu sein.
Besucherströme intelligent gesteuert
Zur Orientierung hatte Pure Perfection tausende Programmflyer im Familientag-Design produziert und Info-Stelen auf dem Werksgelände aufgestellt. Über 100 Hostessen beantworteten die Fragen der Gäste und steuerten die Besucherströme. Busshuttles und Minibahnen brachten die Gäste komfortabel zu den vielen Attraktionen oder zu den Parkplätzen. Vor Ort koordinierte ein 20-köpfiges Event-Team von Pure Perfection den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Ein großer logistischer Aufwand, der sich gelohnt hat. „Der Familientag hat unseren Mitarbeiter und Angehörigen sehr gut gefallen und obendrein ein besonderes Gefühl der Zusammengehörigkeit geschaffen“, lobte das Audi-TE-Projektteam die Leistungen der Agentur.