Durch die nicht vorhandenen, fest verbauten Sicherheitseinrichtungen wie in dauerhaften Versammlungsstätten, sowie durch das erhöhte Risiko durch Unwetter aber vor allem der hohen Besucherzahlen ist ein ganzheitliches Sicherheitskonzept sowie eine ordentliche Arbeitsgrundlage der Arbeitskräfte und Verantwortlichen ein unabdingbarer Bestandteil für eine sichere und gelungene Veranstaltung.
Das Sicherheitskonzept stellt meist ein umfangreiches Schriftwerk für die Verantwortlichen sowie die Behörde als Genehmigungsgrundlage im Vorfeld, aber auch während der Veranstaltung, vor allem in der jeweiligen Einsatzzentrale dar.
Da es meist sehr ausführliche Ausarbeitungen und Informationen enthält, ist es weniger geeignet allen Einsatzkräften als direkte Arbeitsgrundlage auszuhändigen. Heute werden die Einsatzkräfte bei ihren Einsätzen auf dem Veranstaltungsgelände mit vorwiegend Übersichtsplänen ausgestattet und vorher so gut wie möglich unterwiesen und eingewiesen.
Durch die vielen beteiligten Gewerke, wie zum Beispiel: Veranstalter und Betreiber, Sanitätsdienst, Rettungsdienst, Sicherheitsdienst, Polizei, Eventagentur, Veranstaltungstechniker, Strombeauftragte, Gastronomen und Standbetreiber, Hausmeister, Mitwirkende der Darbietungen, Reinigungskräfte u.a. werden unterschiedliche Anforderungen an Informationen und Übersichtspläne gestellt.
Dies stellt für die Hauptverantwortlichen und Planer eine enorme Herausforderung dar, eine gemeinsame Kommunikationsgrundlage und Ebene zu schaffen welche von allen Gewerken verstanden und umgesetzt werden kann.
Hierzu wurde 2011 von der Entwicklungsgesellschaft Vabeg ein Faltfolder namens Safety-Leporello entwickelt und in der Praxis getestet.
Das Leporello hat das Umschlagformat „DIN Lang“ und enthält in den Formaten DIN A4 bis A2 alle wichtige Pläne und Umsetzungsinformationen zu einer Veranstaltung oder auch Versammlungsstätte. Dabei werden die Pläne und Ausarbeitungen in den Umschlag eingefaltet und befestigt, und passt trotz der großen Pläne in jede Brust- oder Innentasche.
Rechtlich verhilft diese Umsetzung im hohen Maße, die geforderte Zusammenarbeit der Unternehmen/ Gewerke und verantwortlichen Personen (Rechtsgrundlage: MVStättVO, BGV A1) umzusetzen.
Die Inhalte werden für jede Veranstaltung/ Versammlungsstätte individuell ausgewählt, zusammengetragen und erstellt.
Mögliche Inhalte können sein:
Flucht- und Rettungsplan;
Feuerwehrplan (Event);
Übergabepunkte Sanitätsdienst & Security;
Park- und Verkehrsplan;
Gefahrenübersichten;
Rasterplan mit Maßeinheiten;
Flächen und zulässige Besucherzahlen;
Aufbauinfoplan;
Infrastruktur wie Material, Strom, Wasser, Abwasser etc.;
Sicherheits-Einrichtungen;
Programmablauf;
Standbetreiberliste mit Gefahren;
Name & Erreichbarkeiten (Handy, Telefon, Betriebsfunk);
Abmessungen;
Sicherheitseinrichtungen;
Safety-Briefingboard;
Sicherheits-Organigramm;
Kommunikationsplan/ -konzept;
Krisenmanagement & lageabhängige Strategievorgaben;
Evakuierung;
Verhaltensregeln;
Dienstanweisungen & Unterweisung, etc.;
Ausweise & Berechtigungen, Eintrittskarten etc.
Dieses umfangreiche aber übersichtliche Praxistool wurde 2011 auf einem knapp Dutzend Veranstaltungen erprobt. Die Resonanz der Einsatzkräfte und Verantwortlichen war sehr gut.
„Viele Fragen von den Gewerken und Mitwirkenden blieben aus, was uns viel Zeit und Ärger erspart hat,“ so ein Veranstalter.
„Durch eine gute Kommunikation unter den Kräften dient das Leporello als sehr wichtige Arbeitsgrundlage hinsichtlich Überblick und gemeinsame Kommunikationsgrundlage,“ sagte ein Ordnungsdienstleiter.
Die Inhalte und deren Ausführung eines Faltfolders sollten mit denen an der Veranstaltung beteiligten Sicherheitsgewerke abgestimmt werden. Ein externer Sicherheitsfachplaner bzw. Sicherheitsfachperson erstellt die Pläne und Ausarbeitungen und verhilft mit seinem enormen Fachwissen und beachtet rechtliche Forderungen und arbeitet diese entsprechend mit ein.