Eine Fachtagung in einem Kongresszentrum oder Hotel auszurichten, ist einfach. Aber eine komplette Zeltstadt inmitten einer Sandwüste entstehen zu lassen – das macht POMMEREL ▪ Live-Marketing. Für die Siebte Nationale Maritime Konferenz, die am 27. und 28. Mai 2011 in Wilhelmshaven stattfand, bauten die Event-Marketing-Experten am einzigen deutschen Tiefwasserhafen eine 9.000 Quadratmeter große Zeltstadt samt Infrastruktur auf. Eine planerische und logistische Herausforderung, da das Gebiet zurzeit noch eine riesige Sandfläche ohne Strom- und Wasseranschlüsse ist.
Für die gut 1.000 führenden Teilnehmer aus Wirtschaft, Forschung, Politik sowie die 130 Pressevertreter verwandelte POMMEREL den JadeWeserPort in eine multifunktionale Tagungswelt. Arrival-Zone, Get-together-Bereich, Plenum, Workshop-Räume, Pressearbeits- und Pressekonferenzbereich inklusive. Eine Crew von 300 Personen kümmerte sich um Catering, Logistik und Aufbau der Landschaft. Jeder Raum wurde mit Design-Möbeln sowie mit ausgeklügelter Beschallungs- und Lichttechnik ausgestattet. Dabei kamen allein 300 Scheinwerfer und vier Line-Array-Systeme zum Einsatz, um die Gäste ins rechte Licht zu setzen und einen erstklassigen Ton zu garantieren. Zur Versorgung der Technik mit Strom ließ die Agentur gut 20 Kilometer Leitungen im Vorfeld verlegen.
Eine Tagung direkt an der Kaikante – allein schon die Location betonte das maritime Thema der Veranstaltung. Über blaue Teppiche führte der Weg für die Gäste in den 2.500 Quadratmeter großen Get-together-Bereich, dessen Mitte ein imposantes Deckenelement mit maritimen Motiven und einem Durchmesser von 20 Meter zierte. Eine 90-Meter lange Glasfront gab zudem den Blick frei auf die Jade und den zukünftigen Container-Terminal Wilhelmshaven, an dem ein Marineschiff als Kulisse für die Konferenz festgemacht hatte. Der Wind an beiden Konferenztagen tat sein Übriges, für maritimes Flair zu sorgen. Ausgelegt für Windlastzone 4 und mit einer Sonderstatik ausgestattet, waren die Zelte aber schon im Vorfeld auf jedes Wetter vorbereitet.
Selbst Bundeskanzlerin Dr. Angela Merkel gratulierte in ihrer Grundsatzrede im Plenum „allen, die sich entschieden haben, einfach mal etwas Neues zu wagen, nicht in eine klassische Halle zu gehen, sondern in die Zukunft zu blicken. Ein schöner Austragungsort.“ Die Teilnahme vieler weiterer hochrangiger Politiker wie Bundeswirtschaftsminister Dr. Philipp Rösler, Bundesverkehrsminister Dr. Peter Ramsauer und David McAllister, Ministerpräsident des Landes Niedersachsen, machten Wilhelmshaven für zwei Tage zum Mittelpunkt der Republik. Aufgrund der zahlreichen Persönlichkeiten wurde die Sicherheit entsprechend groß geschrieben. In Zusammenarbeit mit dem BKA und dem LKA setzte POMMEREL daher mehrere Sicherheitsmaßnahmen um. Zum Beispiel dienten Gepäckscanner und Torsonden zur genauen Überprüfung der Besucher. Als Event des Bundes war die gesamte Veranstaltung außerdem nach einem vorgegebenen Corporate Design konzipiert, das sich von der Einladung über die Namens-Badges bis zur Beschilderung wiederfand.
POMMEREL hatte sich dank eines überzeugenden Preis-Leistungs-Konzepts im Pitch um die Organisation der Konferenz gegen drei weitere Agenturen durchsetzen können. Die komplette Steuerung des Projektes verlief in enger Abstimmung mit dem Projektteam, bestehend aus dem Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr, dem Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, der Stadt sowie der Wirtschaftsförderung Wilhelmshaven, dem JadeWeserPort, EUROGATE und der IHK Oldenburg. Das Ergebnis ist die erfolgreiche Realisierung einer ungewöhnlichen Idee, die ein positives Signal für die Zukunft der maritimen Branche gesetzt hat.