Nach den Vorstellungen des internationalen Industriekonzerns sollten die Teilnehmer ohne Unterbrechung von der Konferenz zur Abendveranstaltung mit gesetztem Essen, Lounge-Area und Showbühne wechseln können. Da die Räumlichkeit nicht in mehrere Bereiche unterteilbar war, entwickelte Aventem ein ausgeklügeltes Konzept für den professionellen Ablauf der Veranstaltung. Zunächst baute der Event-Dienstleister die Konferenzsituation komplett auf und trennte diese durch einen Vorhang mit integrierten Fluchtwegen vom restlichen Drittel des Saales ab. In dem abgetrennten Teil wurde die Abendveranstaltung so weit wie möglich vorbereitet und das Material zwischengelagert. Vor Beginn der Abendveranstaltung plante Aventem eine halbstündige Umbauphase ein, in der die komplette, parlamentarische Bestuhlung ausgebaut und die Tische für die Abendveranstaltung eingebaut werden mussten. Zusätzlich wurde in der Umbauzeit das Bühnenmobiliar entfernt und eine Showband nebst der benötigten Audiotechnik installiert. Während sich der Saal in eine gemütliche Event-Location verwandelte, wurden die Teilnehmer vom Servicepersonal mit einem kühlen Getränk im separaten Ausstellungsfoyer des ThyssenKrupp Quartiers begrüßt. Unter der professionellen Anleitung von Marco Paulussen und Matthias Zaika, ThyssenKrupp, waren die Umbauarbeiten bereits nach 17 Minuten abgeschlossen.
Eyecatcher der abendlichen Kulisse war eine sechs Meter lange Mitteltheke, auf der ein rundum gehängter Vorhang aus Martin LC Frames passende Moodbilder und Stimmungen erzeugte, die mittels einer Lichtinszenierung vom gesamten Raum, der Lounge und der Bühne aufgenommen wurden. Auch die hinter der Bühne installierte halbrunde 18 x 7 Meter große Leinwand, die von einem Vista Spyder System und Watchout angesteuert wurde, integrierte sich hervorragend in das optische Gesamtkonzept.
Bildunterschrift: Jahrestreffen von ThyssenKrupp Materials Services (Foto: Aventem)
