Für die Veranstaltung setzte der Eventausstatter aus Hilden sein gesamtes Portfolio an Dienstleistungen vom Messe- und Bühnenbau über die Ton-, Licht- und Bildtechnik bis hin zur Medienprogrammierung ein.
Nachdem Anfang November 2010 der erste Ortstermin in Lund und Malmö stattgefunden hatte, entstanden in Zusammenarbeit von Agentur, Tetra Pak und Aventem erste Ideenentwürfe, die im Laufe der Zeit verfeinert wurden. Um die Abläufe in dem vorgegebenen Zeitfenster realisieren zu können, gingen die Skizzen zumeist schon vor der Reinzeichnung in die Fertigung, technische Detailplanung und die Programmierung.
Für jeden einzelnen Unternehmensbereich von Tetra Pak stattete Aventem die Kongressräumlichkeiten mit Equipment aus. Um eine gegenseitige Beeinträchtigung zu unterbinden, mussten alle Räume komplett schallisoliert ausgeführt werden. Darüber hinaus gestaltete der Veranstaltungsprofi Messestände, die der Präsentation von aktuellen Trends und Neuheiten in Sachen umweltfreundliche und nachhaltige Lebensmittelverpackungen dienten. In Lund entstanden insgesamt sieben Bereiche auf 1.200 Quadratmetern, in Malmö gab es ebenfalls sieben Bereiche und ein Plenum mit einer Gesamtgröße von 2.800 Quadratmetern.
Innerhalb von nur drei Tagen arrangierte das Event-Team den kompletten Aufbau im 24-Stunden-Betrieb. Allein die Materialbeschickung, für die zwei Fachkräfte abgestellt waren, dauerte fast zwei ganze Tage. Die Ausstattung musste mit Hilfe von Personenaufzügen befördert werden, größere Teile wurden daher direkt über die Tribünen in den Veranstaltungsbereich getragen. Gefragt war vor allem eine optimale Logistik, um immer das gerade benötigte Material verfügbar zu haben.
Insgesamt wurden 26 Trailer Material aus Deutschland angefahren, drei zusätzliche enthielten das Dämmmaterial für die Schallisolierung aus Schweden. Aventem setzte rund 6.300 Quadratmeter Plattenmaterial, 4.500 lfm. Theaterlatten und 5.200 Quadratmeter Stoffe wie Molton, Nessel und Airtex mit 4c-Druck ein. In einem Raum wurde Rollrasen ausgelegt, der durch den heftigen Schneefall vor dem Veranstaltungstermin besonders pflegebedürftig war. Ein anderer Bereich präsentierte sich als nachempfundenes Deck einer Rennjacht.
Jede Sektion hatte eine eigene Ton-, Bild- und Lichtanlage mit der dazugehörigen Regie, die Zuspielungen erfolgten über Watchout und Ventuz Systeme. Letztere wurden von Sven Petersen bereitgestellt und programmiert. Zu den technischen Highlights gehörten eine stereoskopische 3D-Projektion mit vier Barco HD 22 Projektoren in Softedge-Technik, der acht Meter lange Multitouchtisch, die hochkomplexe Ventuz-Anwendung im Plenumsbereich und die IPad-Applikationen, die den Teilnehmern in allen Sektionen die entsprechenden Informationen zur Verfügung stellten.
Bildunterschrift: Management Kongress von Tetra Pak (Foto: Aventem)
