Social Media revolutioniert die Unternehmenskommunikation: In Zeiten, in denen Facebook die Art wie wir uns austauschen radikal verändert, bleibt auch die Kommunikation am Arbeitsplatz davon nicht unberührt. Die Einbahnkommunikation von oben nach unten hat ausgedient. Die Mitteilung vom Chef an die Mitarbeiter, die Aufbereitung selektierter Informationen durch ein kleines, häufig fachfremdes Redaktionsteam für eine große Anzahl passiver Leser – sie entspricht nicht mehr den Bedürfnissen der Mitarbeiter, sie geht an ihnen vorbei, interessiert sie nicht. Die User von heute wollen mitmachen. Sie wollen sich Informationen nehmen, und zwar zu jedem beliebigen Zeitpunkt. Und sie wollen networken, mitkriegen, was die anderen machen, in Kontakt bleiben, kommentieren, den wichtigen Trends folgen. All dies sind Erkenntnisse, die uns über 500 Millionen Facebook-User mit ihren Aktivitäten im Netz liefern. Avantgarde hat sie aufgegriffen – und sowohl für die eigenen 300 Mitarbeiter an weltweit 13 Standorten als auch als Angebot an Kunden ein Intranet nach Microblogging-Muster entwickelt. „we“ heißt es, und es wurde in gemeinsamer Arbeit mit dem Tochterunternehmen Trendbüro mit der Software Communote - Enterprise Microblogging von Communardo realisiert.
„Wissenschaftler, Fachjournalisten und Marktforscher sagen Enterprise Microblogging eine rosige Zukunft voraus“, weiß Jens Osthues von Communardo. „Enterprise 2.0-Papst Dion Hinchcliffe sieht diese Technologie als ‚the next big thing‘. Und die IT-Analysten von Gartner gehen in ihrem aktuellen Hype Cycle Report davon aus, dass Microblogging bald zu den verbreiteten Technologien im Unternehmensseinsatz gehören werden. Triebfeder dafür ist unter anderem, dass es angesichts des Informationsoverloads in der Internetgesellschaft auch in Unternehmen immer schwieriger wird, Informationen zu organisieren und damit Zusammenarbeit und Projektmanagement effizient zu gestalten.“
Wie vernetze ich alle meine Mitarbeiter, wie garantiere ich unmittelbaren Zugang zu tagesaktuellen Informationen und archiviertem Arbeitswissen? Und wie ermögliche ich dem Einzelnen mehr Kontrolle über seine Zeit und sein Wissen? Das waren auch die Fragen, die Avantgarde bei ihren Überlegungen zur Neugestaltung der internen Kommunikation bewegten. „Für uns war klar: Wir wollen eine sozial organisierte Kommunikation, die möglichst wenig Einstiegshürden hat. Und wir wollen damit den Informationsflow zwischen Unternehmensführung, Mitarbeitern und Externen gewährleisten und stärken“, so Projektleiter Martin Kranz von Avantgarde. „Der so genannte bottom-up-Ansatz, also die Kommunikation von unten nach oben, und das Twitter-Prinzip, also die Verbreitung von Kurznachrichten an einen bestimmten Personenkreis, sind dafür ganz klar die beste Wahl.“
Jeder kann Informationen einstellen und mit anderen teilen
Mit Communote hat Avantgarde diesen Ansatz nun realisiert. Die Software wurde im Erscheinungsbild und in einigen Bedienprinzipien auf die Bedürfnisse der Agentur angepasst, und so wurde ein einzigartiges Avantgarde-Intranet geschaffen. Der Content kommt dabei von den weltweit vernetzten 300 Mitarbeitern. Jeder kann Informationen posten und mit den anderen teilen, entweder in einem öffentlichen Bereich oder in thematisch definierten Workspaces. Gleichzeitig können die geposteten Infos von den Empfängern auch durch Anwendung des Follower-Prinzips selektiert werden – man folgt dem, was einen interessiert. Und: Genauso können Interna, die nur einen bestimmten Personenkreis etwas angehen, exklusiv nur einigen ausgewählten Kollegen zur Verfügung gestellt werden. Communotes ausgeklügeltes Rechtemanagementsystem stellt dies sicher. Generell im Umlauf ist alles im Unternehmen Relevante – vom Projektwissen übers IT-Knowhow bis hin zur Info, was es zum Mittagessen gibt. Die Plattform ist ein Business-Network, das tagesaktuelle News zum Unternehmen ebenso wie Administratives und Adressen zur Verfügung stellt. Immer geht es dabei vor allem um den Kern einer Information – also das Wichtigste in 140 Zeichen. Doch natürlich lässt sich auch mit längeren Erläuterungen, die durch Anklicken sichtbar werden, sowie mit Anhängen und Links tiefer in Themen einsteigen. Auch komplexere Informationen aus dem Arbeitszusammenhang lassen sich damit darstellen und teilen. Grundsätzlich ist ein Enterprise Microblogging nach diesem Muster ein „offener Kommunikationskanal, der eine Kultur der Beteiligung und Interaktion fördert“, so Martin Kranz. Und es hat sich gezeigt, dass „belanglose Privatnachrichten (‚trinke jetzt Kaffee‘) kaum auftauchen, Themen aus dem Arbeitsumfeld im Mittelpunkt stehen“.
Bei Avantgarde ist man aufs Positivste angetan vom neuen Intranet auf Microblogging-Basis. Seit Oktober ist die über ein Passwort zugängliche Plattform we.avantgarde.de online. „Und es wird immer deutlicher, wie das System die interne Kommunikation verändert und optimiert.“ E-Mail und Newsletter etwa werden immer unwichtiger. Dagegen ist klar: In „we“ muss man sein, sonst kriegt man nichts mit, verliert den Anschluss. Oder anders herum gesagt: Das neue Intranet bietet immense Vorteile:
Überwindung von Barrieren: Im Rahmen klassischer Kommunikation muss man die Personen, mit denen man kommuniziert, in der Regel persönlich kennen. Ob ich an eine Information komme, hängt immer davon ab, ob sie mir der Sender auch geben will (ob er mir eine E-Mail schickt, mich anruft). Ein Intranet à la Facebook lässt diese Barriere verschwinden, demokratisiert Kommunikation und Wissensaustausch. Jeder, der berechtigt ist, kann an Kommunikation aktiv teilnehmen oder sie verfolgen.
Identifikation mit dem Unternehmen: Kommunikation von unten nach oben stellt sicher, dass sich die User darstellen können wie sie sind. Damit ist gewährleistet, dass das Netz die Unternehmenskultur authentisch widerspiegelt und die Mitarbeiter sich so mit dem Unternehmen identifizieren.
Motivation und Wissensoptimierung: Die Niederschwelligkeit von Microblogging, also die Möglichkeit einfach mitzumachen, motiviert Mitarbeiter sich einzubringen, Informationen zu teilen. Das vernetzt Teams und Abteilungen und verstärkt die Wissensbasis.
Workflow-Unterstützung: Indem Personen vernetzt sind, werden Projekte und Zusammenhänge im Unternehmen sichtbar, Informationen fließen besser. Während E-Mail-Kommunikation regelmäßig zu kurz greift (irgendjemand wird immer vergessen im Verteiler, und im Posteingang verliert man den Überblick…), macht Enterprise Microblogging Kommunikation für alle transparent, an einem zentralen Ort dokumentiert und durchsuchbar, zu jeder Zeit. Gemeinsam an einem Projekt arbeitende Mitarbeiter könne sich so ständig einen Überblick über den aktuellen Projektstatus verschaffen und sämtliche Inhalte zurückverfolgen.
Einbindung Externer: Auch Außendienstmitarbeiter und Freelancer lassen sich besser in die tägliche Kommunikation einbinden – und beide Parteien, die Externen wie die Internen, profitieren davon. Denn wenn auch Externe ihre Informationen im Intranet posten können, dann fühlen sie selbst sich vom Un-ternehmen nicht mehr abgeschnitten, und die Kollegen erfahren etwas von ihrer Arbeit. Während die Informationsflüsse zwischen Externen und Internen bislang meist Einzelströme waren, kommen sie nun der größeren Mitarbeitergemeinde zugute.
Förderung der Kreativität und Innovation: Die Schwelle eines traditionell organisierten betrieblichen Vorschlagswesen überschreiten gute Ideen nur selten. Im Microblog dagegen sind sie schnell gepostet und entdeckt. Weckt die Idee Interesse, kann sie mit Dynamik vorangetrieben und entwickelt werden. So fördert das Twitter-Intratnet die Kreativität und das Innovationsmanagement.
Sicherheit: Unternehmensinternes Microblogging bedeutet: Man errichtet einen geschützten Bereich, in den man nur mit Passwort hineinkommt, und innerhalb dessen man Informationen nur an Berechtigte, Angehörige der Unternehmenscommunity verteilen kann. Die Unsicherheiten, die etwa beim Versenden von E-Mails bestehen, gibt es hier nicht. Informationen können nicht wie bei der E-Mail endlos weitergeleitet werden.
All diese im eigenen Unternehmen bereits erfahrenen Pluspunkte stellen Avantgarde und Trendbüro – in Zu-sammenarbeit mit Communardo – auch ihren Kunden zur Verfügung. Was auch immer die individuellen Anfor-derungen sein mögen: Avantgarde und Trendbüro beraten bei der Einführung einer neuen internen Kommunikation nach dem „we“-Konzept – sprich einer vor allem auf die Bedürfnisse der Marketing- und Kommunikationsbranche angepassten und speziell im Hinblick auf die Akzeptanz der Facebook-Generation entwickelten Benutzeroberfläche auf Basis von Communote - Enterprise Microblogging.