Mit dem erweiterten Teilnehmer-Management ist es möglich, auch bei geringer Anzahl von Event-Projekten ohne hohe Zusatzkosten eine Veranstaltung vom Tagungs-Service by Intergerma einschließlich Teilnehmer-Management ganzheitlich betreuen zu lassen. Der Veranstaltungskunde wählt aus dem Baukasten-System den Leistungsumfang ganz individuell aus und konzentriert sich im Idealfall ausschließlich auf die Inhalte der Veranstaltung. So wird ein maßgeschneidertes, transparentes Leistungspaket individuell für jeden Veranstaltungsauftrag geschnürt. Der Beitrag für das Zeit und Kosten sparende Teilnehmer-Management richtet sich nach Umfang der gewählten Bausteine und nach der Teilnehmerzahl. Bei einer Veranstaltungsgröße von beispielsweise 300 Personen beträgt der Kostenanteil für das Teilnehmer-Management weniger als fünf Euro pro Teilnehmer inklusive dem Aufsetzen der Veranstaltung im Corporate Design des Kunden.
Auslöser für die Implementierung der erweiterten Funktionalitäten ist eine Intergerma-Umfrage, an der Ende des letzten Jahres 211 Entscheider unterschiedlicher Unternehmen und Branchen aus den Bereichen Direktion, Event-Management, Vertrieb und Marketing teilgenommen haben. Dabei wurde deutlich, dass bislang nur 5,4 Prozent der Umfrage-Teilnehmer mit einem webbasierten Teilnehmer-Management arbeiten, während 42,2 Prozent den Bedarf eines derartigen Hilfsmittels für die Eventabwicklung feststellen.
„Die hohen Investitionskosten in ein professionelles System und die damit verbundene laufende und notwendige Mitarbeiter-Schulung bindet personelle und zeitliche Ressourcen und schreckt daher viele Unternehmen ab, in ein eigenes Teilnehmer-Management zu investieren. Diesen Unternehmen bieten wir mit unserem neuen Tool eine echte und vor allem kostengünstige Alternative“, erklärt Intergerma-Geschäftsführer Markus Schmidt die Implementierung des neuen Systems.
Das Teilnehmer-Management von Intergerma umfasst eine Vielzahl von organisatorischen Leistungen und geht weit über die reine Teilnehmer-Registrierung hinaus. Aus dem Baukasten-System können in die webbasierte Lösung auf Wunsch folgende Kriterien eingebunden werden: Online-Registrierung für interne und externe Mitarbeiter und Kunden, Einbindung der Hotelkontingente, rund-um-die-Uhr Zugriff für Management, Teilnehmer und Mitarbeiter, zentrales System mit Vereinigung aller veranstaltungsrelevanten Daten und Prozesse, Unterstützung sowohl papierbasierter als auch elektronischer Anmeldeprozesse, schnelles und aktuelles Reporting, Monitoring aller Buchungen, Anmeldungen, Termine und Konditionen, Ressourcen und Kontingente sowie die Einbindung spezifischer Anforderungen wie Dienstherrengenehmigung und Reiserichtlinien.