„Wir haben EvENTRY vor allem für Kunden entwickelt, die mehrere Veranstaltungen im Jahr durchführen, sei es für das eigene Unternehmen oder für Kunden“, erklärt CompuCoach-Geschäftsführer Marcel Schettler. Die Lösung ist somit für Agenturen wie auch für veranstaltende Unternehmen gleichermaßen interessant. Verwalten lassen sich damit ganz unterschiedliche Events bzw. deren Teilnehmer – ob Gala, Vertriebstagung, Incentive, Kongress oder regelmäßige Meetings. Die Art der Veranstaltung ist dabei genauso unerheblich wie die Anzahl der einzuladenden Gäste. Gleiches gilt auch für die Anzahl der in Planung befindlichen Events, denn mit EvENTRY lassen sich mehrere, unabhängig voneinander geplante Veranstaltungen gleichzeitig verwalten. „Und hierfür muss man kein IT-Spezialist sein“, fügt Schettler hinzu.
Bei der Programmierung hat CompuCoach bereits eine Vielzahl unterschiedlicher Veranstaltungsoptionen wie Begleitperson, Rahmenprogramm, Reise und Hotelauswahl entsprechend vordefiniert und integriert. Die jeweiligen Optionen können bei Bedarf einfach per Mausklick aktiviert werden. Damit Anwender die Lösung gleich vom ersten Tag an wirkungsvoll und entsprechend ihrer individuellen Anforderungen nutzen können, bietet CompuCoach einem kurzen Übergabeworkshop an – anschließend ist EvENTRY einsatzbereit.
Generell ermöglichen der einfache Aufbau und die intuitive Bedienung ein effizientes Teilnehmer-Management inklusive Handling der Online-Anmeldungen. Komplizierte Excel-Listen und -Tabellen gehören der Vergangenheit an.
Bei der Erstellung wird jedes einzelne Event mit einem Titel und mit einer kurzen Beschreibung versehen. Anschließend besteht die Möglichkeit ein Veranstaltungs-Logo hochzuladen und weitere Event spezifische Informationsseiten zu erstellen. Die entsprechende Online-Anmeldeseite wird anschließend automatisch erzeugt und ist sofort im Internet verfügbar. Nach der Eingabe des individuellen Einladungstextes erfolgt die Einladung per E-Mail ebenfalls direkt aus dem System – die Zeiten des lästigen und manuell durchgeführten E-Mail-Versands sind endgültig vorbei. Die Pflege der Kontaktdaten und die Verwaltung der Teilnehmer-Adressen erfolgt in einem Event-unabhängigen Adressverteiler, aus dem man sich für die jeweiligen Events bedient. Der Vorteil liegt auf der Hand: Man muss nicht für jedes einzelne Event eine neue Teilnehmerliste anlegen. Die Adressdaten selbst können aus bisherigen Listen importiert und zu jeder Zeit aktualisiert und ergänzt werden.
Mit der Einladungs-Mail erhalten die freigeschalteten Teilnehmer ein automatisch generiertes Passwort. Nach dem Login auf der vom System erstellten Anmeldeseite im Internet müssen sie im ersten Schritt ihre Teilnahme bestätigen. Weitere Informationen – wie etwa die Anzahl und Namen der Begleitpersonen, die bevorzugte Anreiseart oder die Hotelauswahl – können individuell festgelegt und ebenfalls abgefragt werden. Bei Bedarf kann der EvENTRY-Nutzer weitere Abfrageoptionen anlegen. CompuCoach hat hierfür eine umfassende Liste zusammengetragen. Sollen die Gäste beispielsweise auf dem Event ein Give-away in Form eines T-Shirts erhalten, lässt sich bereits bei der Registrierung die Konfektionsgröße abfragen.
Da es sich bei EvENTRY um eine webbasierte Anwendung handelt, die keine Software- oder Hardwareinstallation erfordert, ist der Zugriff auf das System nicht nur zeit- sondern auch ortsunabhängig. Das Tool eignet sich dadurch in idealer Weise auch für Unternehmen, die Veranstaltungen von unterschiedlichen Standorten und mit mehreren Verantwortlichen organisieren und verwalten.
Eine weitere wichtige Funktion der Anwendung bietet der Reporting-Bereich. Dank einer automatisch erstellten und permanent aktualisierten Statistik hat der Veranstalter zu jeder Zeit den Überblick über Zu- und Absagen. So lässt sich kurzfristig feststellen, welche Personen angemeldet sind.
„Kurz gesagt bieten wir mit EvENTRY eine sichere, flexible, frei konfigurierbare und benutzerfreundliche Lösung an“, fasst Marcel Schettler zusammen. „Das System ist kosten- und zeiteffizient“, so Schettler weiter.
Als sinnvolle Ergänzung der EvENTRY-Features bietet CompuCoach weitere mit dem Teilnehmer-Management zusammenhängende Leistungen an. Dazu zählen umfassende Call-Center- und Lettershop-Services, aber auch die Produktion von Namensschildern sowie die Abwicklung des gesamten Check-in-Prozesses vor Ort.
EvENTRY basiert auf jahrelangem Know-how, das CompuCoach in unzähligen Projekten gesammelt hat und ist bereits für Kunden wie die Bertelsmann Stiftung und Wrigley erfolgreich im Einsatz. Die Lösung ist dabei nicht nur in deutscher Sprache, sondern auch in Englisch verfügbar.
Über CompuCoach:
CompuCoach ist der erfahrene Partner für fundierte Teilnehmer-Management-Lösungen und spannende Interaktionen. Das Unternehmen bietet Event-Erfahrung, innovative IT-Module und Services aus einer Hand – für Ihre Kommunikationsaufgaben, für Events, Messen und Kongresse. CompuCoach betreut seit über 15 Jahren führende Eventagenturen sowie mittelständische Unternehmen und DAX-Konzerne in den Bereichen Teilnehmer-Management und Interaktive Anwendungen.
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