Eine wichtige Voraussetzung für das Controlling ist die Budgettreue der beauftragten Leistungspartner, aus der sich letztendlich die von den Unternehmen geforderte Revisionssicherheit aller Marketingaktivitäten ergibt. Bei der Agentur circ in Wiesbaden zählen Kostentransparenz und effizientes Budgetmanagement seit jeher zu den Maximen, was viele Auftraggeber zu schätzen wissen. Die Möglichkeiten dazu wurden im vergangenen Jahr weiter verfeinert und optimiert.
Michael Leroudier, Geschäftsführer von circ: „In wirtschaftlich schwierigeren Zeiten gewinnen transparente Budgetsteuerung und -treue an Bedeutung. Von unseren Kunden erhielten wir hier in der Vergangenheit immer große Anerkennung. Da Budgetverwaltung und -steuerung jedoch sehr arbeits- und zeitintensiv sind, haben wir in 2008 durch entsprechende Investitionen und die Einführung der neuen Software circAktiv den gesamten Prozess nochmals effizienter gestaltet.“
Schwierig beim Cost Management und dem erforderlichen zeitnahen Reporting an die Auftraggeber ist die hohe Dynamik in der Projektsteuerung: Änderungen im Ablauf und die Reaktion auf bspw. wechselnde Teilnehmerzahlen im Vorfeld einer Veranstaltung erfordern rasche Anpassungen in der Logistik oder der Raumplanung. Alle Bereiche sind dabei eng miteinander verzahnt und korrespondieren bei den Auswirkungen auf das Budget.
„Um Projekte und dazugehörige Budgets ideal zu führen und dem Kunden gegenüber jederzeit auskunftsfähig zu sein“, so Michael Leroudier weiter, „müssen die Budgetauswirkungen von Konzeptanpassungen frühzeitig erkannt und quantifiziert werden. Hierzu setzt circ auf den Einsatz erfahrener Projektleiter wie zum Beispiel Nicoletta Köhler, die in den letzten Jahren Budgets im fünf-, sechs- und siebenstelligen Bereich gesteuert hat und federführend an der Entwicklung von circAktiv mitwirkte.“
circAktiv, eine optimal an circ und die Bedürfnisse der Kunden angepasste Software, liefert in allen Phasen des Projekts maximale Kostentransparenz und Budgetübersicht bis in jede einzelne Position der Angebote der beteiligten Leistungspartner. So können in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber auch sehr dynamische Projekte effizient geführt werden. Nicoletta Köhler: „Ein Reporting an den Kunden ist auch in sehr kurzen Intervallen möglich und kann nach entsprechender Abstimmung sogar tagesaktuell oder nach jeder Änderung erfolgen“.