150 Medienvertreter begleiteten sie dabei. Für die Realisierung der Gesamtveranstaltung beauftragte das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) die Hamburger Agentur für Live-Kommunikation Michael Vagedes.
Eine Herausforderung für das vierköpfige Team von Michael Vagedes stellten die sehr engen zeitlichen Abläufe dar, die eine besonders detaillierte Planung erforderten. Denn neben Bundeskanzlerin Angela Merkel und Gastgeber Michael Glos war die Bundesregierung auch durch die Bundesministerinnen Brigitte Zypries (Justiz) und Annette Schavan (Bildung und Forschung) vertreten.
Auch die Raumplanung erwies sich als große Aufgabe: Neben der Integration von verschiedenen Nachwuchsinitiativen galt es, eine ausreichende Anzahl an Sitzungsräumen und Rückzugsmöglichkeiten bereit zu halten. „Für eine Veranstaltung von dieser Größenordnung ist das darmstadtium hervorragend geeignet“ lobt Christiane Schmid, Mitglied der Geschäftsleitung bei Michael Vagedes, und weist auf die ausgesprochen gute und kooperative Zusammenarbeit mit dem erst im letzten Jahr eröffneten Veranstaltungszentrum hin.
Ein besonderes Highlight stellte der Gipfel-Trailer dar, welcher die vier Kernthemen der Veranstaltung, IKT-Standort in der Globalisierung, elektronische Identitäten, IKT-Forschung in Anwendungsfeldern und digitale Persönlichkeit, anschaulich medial inszenierte.