Die Abendveranstaltung fand im historischen Saal des Hotels statt, für die Präsentation der Roadshow stand ein angebautes Zelt zur Verfügung. Auftraggeber von Aventem war die Agentur Sander Werbung, die das Projekt für das Unternehmen ABC (Altenloh, Brinck & Co.), weltweit bekannt als Erfinder und Produzent der Spax-Schrauben, realisierte.
Um für die Zuschauer im von Tageslicht durchfluteten Zelt eine optimale Bildqualität zu erreichen, setzte Aventem statt der vom Kunden ursprünglichen gewünschten Projektoren Plasmamonitore von NEC (65“-Plasmas an der Bühne, 42“-Plasmas im hinteren Zeltbereich) ein. Die Bildschirme waren relativ niedrig und mit geringem Abstand zueinander installiert, um jedem Gast eine gute Sicht zu gewährleisten. Trotz schwieriger Lichtverhältnisse zeigte sich der Auftraggeber sehr zufrieden mit dem Ergebnis.
Außer den Plasmascreens setzte Aventem bei dem Projekt ein Sennheiser Drahtlos-System mit Handsendern von Neumann und Sennheiser ein.