Die Organisation einer Veranstaltung mit Facetten wie Projektplanung, Kostenkalkulation, Kunden- und Gästetransport ist eine komplexe Angelegenheit. In der von eventsoft entwickelten Software GPM 2.0 sind alle relevanten Informationen von der Planung über die Durchführung bis zum Controlling eines Events sind in einer einheitlichen Struktur hinterlegt und helfen dabei, die Beteiligten kontinuierlich auf dem gleichen Informationslevel zu halten. Kostenverursachende Kommunikationsprobleme können so nicht mehr entstehen.
GPM 2.0 ist laut Hersteller ohne großen Aufwand in vorhandene Systemumgebungen integrierbar. Alle Daten können mit externen Dateien verknüpft und gezielt nach beliebigen Vorgaben durchsucht werden. Kontaktdaten, Historie und Fakturierungsadressen stehen kontinuierlich zur Verfügung und lassen in Tabellen, Etiketten oder Adresslisten ausgeben beziehungsweise für E-Mails nutzen. Ein Im- und Export aller gängigen Dateiformate ist ebenfalls möglich.
Neben der Datenbank-Funktion ermöglicht die Software ein effizientes Kostenmanagement inklusive Liquiditätsplanung. Dazu zählt die Übersicht über alle Buchungsschritte eines Events, die Buchungshistorie, die Verrechnung aller Leistungen, die Erfassung aller Extras und Zusatzleistungen, die Verwaltung offener Posten oder auch die Auflistung von Selbst- und Fremdkosten. Leistungs-Transfer zwischen verschiedenen Rechnungen beherrscht GPM 2.0 ebenso wie das Aufstellen von Verkaufsstatistiken. Integriert ist auch die Möglichkeit einer Gesamtkalkulation für die in das Programm eingegebenen Veranstaltungen. Plausibilitätsprüfungen und die Analyse des Kostendeckungsbeitrages runden die Kalkulationsmöglichkeiten der Software ab.
Jeder einzelne Schritt eines Events kann nicht nur berechnet, sondern auch in einer Detailübersicht aufgerufen werden. Damit verknüpft sind tagesaktuelle Joblisten, die eine exakte Projektplanung möglich machen. Veranstaltungsdaten lassen sich mit Bildern und Text versehen, einzelne Aufgaben und Zeitintervalle können erfasst werden. Eine Erinnerungsfunktion verhindert das Vergessen von Details und Aufgaben selbst bei einem hochkomplexen Projekt. Der Einsatz individueller Dokumentendesigns ermöglicht die Abgrenzung zwischen einzelnen Events bereits auf den ersten Blick.
GPM 2.0 von eventsoft lässt weiterhin eine detaillierte Teilnehmerverwaltung zu. So können Leistungen und Personen verknüpft und Teilnehmerlisten per Drag & Drop bearbeitet werden. Der Anwender kann die Listen beliebig sortieren und ausdrucken. Selbst das Hotel-Handling erleichtert GPM 2.0. Hotelkontingente lassen sich anlegen und verwalten sowie Reservierungen vornehmen. Zimmerzuteilungen erfolgen wahlweise automatisch.
Die Eventsoftware erlaubt die Anlage verschiedener Benutzerkonten. Je nach Verantwortungsgrad können Lese- und Schreibrechte vergeben werden. Die Vergabe von Passwörtern verhindert wirksam den unbefugten Zugang zu den Daten.