Das Gütesiegel „Certified Conference Hotel“ basiert auf den „Verbandskriterien Tagungshotel“, die gemeinsam mit dem Hotelverband Deutschland (IHA) entwickelt wurden und ein professionelles Tagungshotel kennzeichnen.
Erster Partner dieser neuen Zertifizierung ist die Steigenberger Hotels AG.
„Als wir uns vor knapp drei Jahren dieses Themas annahmen, war sehr schnell klar, dass wir uns damit auf ein breit gefächertes Feld begeben.“, erläutert Michael Kirnberger, Präsident des VDR. „Also haben wir den Kontakt zu Institutionen gesucht, die sich bereits auf dem Tagungsmarkt bewegen und die, wie der VDR, ebenfalls großes Interesse daran haben, mittels Qualitätsstandards Transparenz in diesen, für den Kunden oftmals undurchschaubaren, Markt zu bringen. Der Dialog der Spitzenverbände von Hotellerie und Industrie stellt einen wichtigen Bestandteil dar. Nur gemeinsam können Standards erarbeitet werden, die für beide Seiten, Kunde wie Dienstleister, einen Mehrwert bieten.“
Die „Verbandskriterien Tagungshotel“, die die Grundlage des Zertifikats von VDR, DGVM und GCB „Certified Conference Hotel“ bilden, bestehen aus sieben Kategorien. Diesen sind eine Vielzahl von Pflichtkriterien zugeordnet. Innerhalb des Katalogs finden sich nicht nur die Ansprüche an die baulichen Gegebenheiten eines Hotels, sondern auch an den gesamten Prozess der Veranstaltungsabwicklung: von der Anfrage bis zur Abrechnung.
Haakon Herbst, Projektverantwortlicher der Zertifizierung: „Qualität definieren wir bei „Certified Conference Hotel“ vor allen Dingen in Bezug auf die Dienstleistungen und Prozesse, die ein Tagungshotel erbringen muss. Herzstück des Zertifikats und der Kriterien sind unter anderem die Betreuungsleistungen. Das beginnt bei der Anfrage, die innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden muss, geht über einen zentralen Ansprechpartner, der vor, während und nach der Tagung für Kundenwünsche da ist, bis hin zur Abrechnung, die spätestens 14 Tage nach Veranstaltungsende vorzuliegen hat. Es sind vielfach Kleinigkeiten, die sowohl dem Kunden als auch dem Verantwortlichen im Hotel die Arbeit erleichtern. Selbstverständlich beleuchtet unser Zertifikat das gesamte Hotel: den Tagungsbereich nach Raummaßen, Deckenhöhen und Ausstattung, den Verpflegungsbereich nach Serviceflexibilität und den Übernachtungsbereich nach Kriterien, die während einer Geschäftsreise relevant sind.“
Experten aus dem Veranstaltungsbereich, welche zusätzlich durch die VDR-Akademie geschult werden, prüfen die Hotels gründlich auf ihre spezielle Eignung als Tagungshotel. Nur die Häuser, die diesen Test bestehen, erhalten das Zertifikat.
Die zertifizierten Hotels werden gemeinsam von VDR, DGVM und GCB über Pressearbeit und Marketingmaßnahmen an Mitglieder und Kunden – Travel Manager, Veranstaltungsplaner, Verbände – kommuniziert.