Früher oder später setzt sich in vielen Agenturen die Erkenntnis durch: Unsere Kreativität macht uns erfolgreich, aber wirklich profitabel machen uns erst die richtigen Prozesse. Erst eine leistungsfähige und professionelle Infrastruktur ermöglicht es, Projekte effizient und effektiv zu organisieren, die nötige Transparenz über Kosten und Margen zu gewinnen und das kreative Potenzial auf ein solides organisatorisches Fundament zu stellen. Noch sieht die Wirklichkeit anders aus: Viel zu viele Agenturen kämpfen noch den aussichtslosen Kampf mit Tabellenkalkulationen und Insellösungen. Wie sieht also eine professionelle Unterstützung für die Steuerung der Agentur, für das Controlling und für die alltäglichen Prozesse aus? Was muss eine integrale Agenturplattform heute können? Die HQLabs GmbH aus Hamburg, Softwarespezialist für Agenturen und alle Dienstleister mit Projektgeschäft, stellt die fünf wichtigsten Auswahlkriterien vor.
Kriterium 1: Controlling und Budget
Controlling, Margen, KPIs: über all das braucht es eine schnelle Übersicht. Die Agenturleitung muss wissen, wie die Zahlen bei welcher Leistung und für welchen Kunden aussehen, damit eine vernünftige Steuerung möglich wird. Auch für das konkrete Projektgeschäft ist die ständige Budget- und Kostenübersicht unerlässlich. Leistungsarten, Projektpläne, agiles Ticketing, verschiedene Verrechnungssätze – eine moderne Agentursoftware gestattet die Erfolgsauswertung auf Knopfdruck.
Kriterium 2: Projekt- und Ressourcenplanung
Hat die Agentur eigentlich die Manpower, um noch ein Projekt zu stemmen, oder ist das Team mit seiner Kapazität schon an der Oberkante? Eine gute Planung braucht den Überblick über die Auslastung sämtlicher Ressourcen und muss alle Mitarbeiter mit wirklich allen Projekten erfassen. Stichwort: Multiprojektmanagement. Schnell und reproduzierbar wird die Planung dann, wenn die Agentursoftware definierte Vorlagen und Standards bietet.
Kriterium 3: Kalkulation und Rechnung
Die Erfahrung zeigt: Bis die Agentur den Auftrag bekommt, ist eine ursprüngliche Kalkulation oft schon mehrfach überarbeitet. Umso wichtiger ist es, dass die Software für Überblick sorgt: von den verschiedenen Kalkulationen und Angebotsversionen über die diversen (Abschlags-)Rechnungen bis hin zu etwaigen Mahnungen. Eine gute Agentursoftware verschafft immer den Überblick über den kompletten Belegfluss und unterstützt auch bei Margenkalkulation und KVAs.
Kriterium 4: Zeit- und Aufgabenverwaltung
Nur eine Software, mit der die Mitarbeiter gerne und mühelos arbeiten können, wird sie auch optimal unterstützen. Ergonomische Nutzeroberflächen und einfache Handhabung sind darum Pflicht. Eine gute Agenturplattform hat zudem eine anpassbare Oberfläche, je nach Rolle und Aufgaben des Anwenders. Am besten mit einem individualisierbaren Dashboard – damit jeder sofort sieht, was er wirklich braucht: seine Projekte, Aufgaben, Zeiterfassung etc.
Kriterium 5: Lead- und Opportunity-Managment
Wenn es im Sales gut funktionieren soll, brauchen die Vertriebler dazu einfache, unkomplizierte Werkzeuge. Ein Vertriebstrichter füllt sich nicht von selbst, und nur mit einem CRM, das optimal unterstützt, werden aus den ursprünglichen Opportunities am Ende des Trichters wirklich Kunden. Eine Agenturplattform sollte darum den gesamten Vertriebsprozess abbilden, schnell und zuverlässig. Ein guter Überblick über die gesamte Lead-Pipeline ist zudem die Basis für aussagefähige Prognosen und Forecasts.
Ausführliche Checkliste zum kostenlosen Download
Noch detaillierter schildert HQLabs die Anforderungen an eine moderne Agenturplattform in der „Checkliste: Die Integrale Agentursoftware. Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer professionellen Agentursoftware“. Diese ausführliche Checkliste können Interessenten kostenlos herunterladen: www.hellohq.io/checkliste-die-integrale-agentursoftware/