Beim GLM stellte der Kunde den internationalen Teilnehmern aus den Bereichen Medizin und Marketing das neue Markenkonzept, den Brandplan und die medizinische Ausgangslage für ein neues Produkt vor. Das kreative Konzept der Veranstaltung und die damit verbundenen Präsentationen entwickelte eine kanadische Content-Agentur. Für die technische Umsetzung war HOEFLINGER-Veranstaltungstechnik verantwortlich.
Die Gäste sollten nicht nur auf einer rein sachlichen Ebene informiert, sondern vor allem emotional für das Produkt, den signifikanten Marktvorteil und die damit verbundenen Chancen für das Unternehmen begeistert werden. Um diese Anforderung zu erfüllen, entwickelte die Content Agentur ein imposantes und ungewöhnliches Bühnenbild, eine große Projektionsfläche und eine Dramaturgie mit einem aufwändigen Techniksetup. Sogar das Foyer war aktiv in den dramaturgischen Ablauf einbezogen. Dies machte auch hier einen technischen Aufbau notwendig, der das sonst übliche Maß überstieg.
Die Aufgabe von HOEFLINGER bestand darin, für das Konzept und das Bühnenbild die passenden technischen Lösungen zu entwickeln und umzusetzen. Dies erfordert von Beginn an ein hohes Maß an Kommunikation zwischen Kunde, Content-Agentur und HOEFLINGER.
Das Hilton Vienna Stadtpark ist von der Kapazität zwar durchaus für Veranstaltungen dieser Größe ausgelegt. Es bot aber hinsichtlich Deckenhöhe, Deckenlast und Verfügbarkeit von Stromanschlüssen einige Herausforderungen, die die technische Leitung bei der Umsetzung beachten musste.
Für den hohen Aufwand war die Zeit für Aufbau und Proben äußerst eng bemessen. Eine effiziente Planung der Abläufe war absolut notwendig.
Um genügend Zeit für Proben zu schaffen, dennoch keine zusätzlichen Kosten durch weitere Raummiete zu verursachen und trotz allem immer eine frische Crew zur Verfügung zu haben, hat das HOEFLINGER-Team den Aufbau in mehreren Schichten durchgeführt. Durch einen detaillierten Bauzeitenplan waren alle Gewerke ideal aufeinander abgestimmt und konnten im nahtlosen Übergang zueinander aufbauen.
Die knapp 20to Technikmaterial und ca. 7to Bühnenbaumaterial waren so kommissioniert, dass die Crew sie direkt an die entsprechenden Baustellen im Hotel verteilen konnte. Es entstanden einzelne Arbeitsbereiche, in denen die Techniker nahezu unabhängig voneinander arbeiteten. Dies führte neben Übersichtlichkeit und erhöhter Arbeitssicherheit auch zu erneuter Zeitersparnis.
Das Ergebnis war dementsprechend herausragend: Nach Arbeitsende der Nachtschicht waren bereits das Licht-Rigg, das Bühnenbild und die Beschallung installiert. Somit konnte am nächsten Morgen die Showcrew das finale Einrichten übernehmen und anschließend gemeinsam mit der Agentur eine technische Probe durchführen. Es folgte ein kompletter Tag mit Kundenproben, der aufgrund der guten Abstimmung reibungslos lief.
Um die Zuschauer in das Geschehen auf der Bühne zu integrieren, entwickelte HOEFLINGER gemeinsam mit der Content-Agentur eine außergewöhnliche Bühnenform. Sie stammt aus dem Theaterbereich und ist eine entlehnte Variation der sogenannten Shakespeare Bühne. Die Bühnenfläche gleicht in der Grundform einem Dreieck mit abgegrateten Ecken, dessen Spitze zum Publikum zeigt. An der breitesten bzw. tiefsten Stelle maß die Bühne 6,00 x 9,00 m. Die Zuschauer können sie von drei Seiten einsehen und sind näher am Geschehen.
Als zentrales Element des Bühnenbaus kam eine 9,00 x 3,00 m große Rückprojektionsfläche zum Einsatz, die an den Seiten durch halbrunde, stoffbespannte Flügel ergänzt wurde. Die Gesamthöhe des Sets betrug 4,50 m und nutzte damit die Raumhöhe fast komplett aus.
Die Bespielung der Widescreen Leinwand erfolgte durch zwei lichtstarke 21k 3-Chip Projektoren von Panasonic. Als Zuspieler fungierten sechs Powerpoint Rechner, die die Präsentationen in den Formaten 4:3, 16:9 sowie dem nativen 3:1 Format der Leinwand zuspielten. Playback Pro und Pandoras Box Videozuspieler ergänzten das Setup und lieferten Videoinhalte entweder in 16:9 oder als Vollbild in 3:1 mit einer Auflösung von 1080 x 3240 Pixeln. Durch den Einsatz eines multifunktionalen Videomischers von Analog Way konnte die Videoregie Kombinationen dieser Eingangssignale als PiP (Bild-im-Bild) Arrangements ermöglichen und boten in der Gestaltung vielfältige Möglichkeiten.
Die Beschallung musste nicht nur eine einwandfreie Sprachverständlichkeit gewährleisten, sondern auch die zahlreichen Videozuspieler und Musikeinspielungen angemessen wiedergeben können. Die Tonspezialisten der Firma HOEFLINGER wählten deshalb ein auf den Raum abgestimmtes Line-Array System, das sie optisch unauffällig fliegen ließen. Ergänzt durch backstage platzierte Subwoofer ergab sich so ein äußerst leistungsstarkes System, das die Anforderungen an die Dramaturgie perfekt abdeckte. Neben 16 drahtlosen Mikrofonen, die entweder als Headset oder Handsender ausgeführt waren, galt es die Audiosignale der zahlreichen Videozuspieler zu verwalten. Der Ton-Operator verwendete ein digitales Audiomischpult von Yamaha, das im Verbund mit digitalen Stageboxen die nötigen Ein- und Ausgangskanäle bereitstellte und die Signale steuerte.
Um den Tagungsraum, die Szenenfläche und die Rückwand entsprechend zu inszenieren und die dramaturgischen Showelemente umzusetzen, installierten die Lichtcrew ein aufwändiges Licht- und Traversensetup. Es kamen zwölf konventionelle 2kW Stufenlinsen zur Weißlichtausleuchtung der Bühne und 40 kopfbewegte Scheinwerfer für Raum- und Hintergrundlicht sowie Effektlicht zum Einsatz. Besonders die Raumhöhe von 5,90 m sowie die Dimensionierung der Hängepunkte waren hier die Herausforderungen. Um die Gegebenheiten optimal zu nutzen, erfolgte eine präzise Vorabplanung mit Hilfe von CAD- und Lastberechnungssoftware durch den Projektleiter. So war für jeden in der Crew klar, wo was hängen sollte.
Im Foyer bauten das HOEFLINGER-Team eine Traversenkonstruktion und installierten daran acht LED Fluter zur Raumbeleuchtung, sechs Lautsprecher und zwei Panasonic 13k 3-Chip Projektoren. Dieser ungewöhnlich hohe Bedarf an technischem Equipment war notwendig, da das Foyer ein aktiver Bestandteil der 15-minütigen Eröffnungsinszenierungen war.
Nicht nur der Kunde sondern auch die Contentagentur bewertet die Veranstaltung als vollen Erfolg. Art Kaushal, creative director: „Speziell wenn man einen neuen, großen Kunden hat, den man beeindrucken möchte, ist es anfangs immer schwierig mit einem Technikpartner zu arbeiten, den man noch nicht kennt. Aber bereits nach unserem ersten gemeinsamen Meeting waren wir überzeugt, dass wir mit HÖFLINGER einen kompetenten Partner an unserer Seite haben, der in der Lage ist unser Konzept zu 100% umzusetzen.“