Messestände sind die Bühnen der Unternehmenspräsentation. Aussteller verfolgen hiermit alle ein Ziel: optimale Messeauftritte, d.h. möglichst hoher Erfolg mit einem eingeschränkten Budget. Umso erstaunlicher ist es, dass für überflüssige Auswahlverfahren von Standbau-Partnern ein Aufwand getrieben wird, der in keinem Verhältnis zu den möglichen Ersparnissen steht. Allein die Ausgaben für Messestände die von den Mitgliedern des FAMAB Exhibition, der Interessenvertretung der Messebau-Branche in Deutschland, gebaut werden, könnte um über 60 Mio. Euro reduziert werden. Hierzu die folgende Beispielrechnung:
Ein durchschnittliches Messebau-Unternehmen baut im Jahr rund 250 Messestände. Zur Kundenakquisition beteiligt sich ein solches Unternehmen diverse Male an Wettbewerben, sogenannten Pitches, von den es im Schnitt 25 jährlich verliert. Intern Fallen pro Pitch durchschnittlich Kosten in Höhe von 10.000,- Euro an. (Dies sind die tatsächlich anfallenden Kosten und keine Verrechnungspreise). D.h. bei jedem Messebau-Unternehmen fallen im Jahr Kosten in Höhe von 250.000 Euro an, die letztlich von Ausstellern bezahlt werden müssen. Rechnet man den Betrag nun für 200 FAMAB-Mitglieder hoch, so kommt man zu Kosten in Höhe von 50 Mio. Euro. Soweit die Betrachtung des Messebau.
Für die Auswahl des geeigneten Konzepts und Messebau-Partners führen Deutsche Aussteller jährlich 5000 zweistufige Wettbewerbe durch (25 verlorene Wettbewerbe X 200 FAMAB-Mitglieder) oder anders gesagt es werden 10.000 Präsentationen vorbereitet, betrachtet, begutachtet und entschieden. Gehen wir davon aus, dass die Vorbereitung pro Präsentation einen Tag beträgt (Entwicklung der Ausschreibung, Briefing, Auswahl der Marktpartner etc.) so wird hierfür ein Aufwand in Höhe von 10.000 Mann/Tagen generiert. Hinzu kommt noch der Aufwand für die Betrachtung der Präsentation, die Begutachtung und die Auswahl des entsprechenden Partners. Hierbei sind im Schnitt pro Aussteller vier Personen beteiligt, die sich durchschnittlich acht Stunden mit jedem präsentierten Konzept beschäftigen. In Tagen ausgedrückt bedeutet dies 5000 (zweistufige Wettbewerbe) X 1 (Tag) X 4 Personen gleich 20.000 Mann/Tage. Auf Seiten der Aussteller werden somit 30.000 Mann/Tage mit der Beurteilung von Pitches rund um Messebeteiligungen verbracht. Im Schnitt arbeitet in Deutschland ein Mitarbeiter 200 Tage im Jahr, es beschäftigen sich also rund 150 Mitarbeiter in der Bundesrepublik mit Ausschreibungen rund um Messeauftritte, die in diesem Umfang nicht notwendig wären. Bewertet man deren Arbeitsleistung monetär und geht man im Mittel von Kosten pro Mitarbeiter in Höhe von 75.000 Euro aus, so gelangt man auf Ausstellerseite zu Kosten in Höhe von 11,25 Mio. Euro.
Summiert man Kosten bei Messebau-Unternehmen (die letztlich auch die Auftraggeber/Aussteller tragen müssen) und Ausstellern, so gelangt man zu einem Betrag in Höhe von 61,25 Mio. Euro. Diesen 61,25 Mio. Euro stehen allein auf Seiten der FAMAB Exhibition-Mitglieder 10.000 überflüssige Präsentationen gegenüber.
61 Mio. Euro, die durch unnütze Pitches Jahr für Jahr verschwendet werden, anstatt auf langfristige Zusammenarbeit mit Messebau-Partnern zu setzten. Die Frage, wieso Unternehmen, die langfristig mit einem Messebau-Partner zusammen arbeiten, erwiesener Maßen die erfolgreicheren Aussteller sind, bekommt anhand dieser Überlegungen ein völlig neues Gesicht.
Doch nicht nur Geld geht durch unzählige Pitches verloren, auch eine Menge an Ideen und Konzepten, an Energie und Motivation. Denn mindestens 80 Prozent aller Konzepte landen im Papierkorb und auch ein gewonnener Pitch wird nicht zwangsläufig realisiert. Dass diese Situation in Verbindung mit einer schlechten Zahlungsmoral zu Lasten von Motivation und Engagement der Mitarbeiter – auf Aussteller- und Dienstleisterseite – geht, ist leicht nachzuvollziehen. Darunter wiederum leidet die Qualität.
Und was ist der Nutzen? Auf Seiten des Auftraggebers glaubt man, so kreative Ideen generieren zu können. Und für die Messebau-Partner? Eine Investition von 50 Mio. Euro, die eines nicht garantiert: Aufträge. 50 Mio. Euro, die irgendwann von Auftraggebern bezahlt werden müssen und werden. Allerdings nicht als offen ausgewiesenes Pitchhonorar.
Was spricht also dagegen, wirklich Kosten zu sparen und gleichzeitig unter strategischen Gesichtspunkten optimale Messeauftritte durchzuführen, indem sich Unternehmen langfristig an einen Messebau-Partner binden. Schließlich ist die Kostenreduzierung das Gebot der Stunde – oder nicht?