Sowohl den Saal Harmonie im Congress-Center, in dem Eröffnungsfeier, Hauptvorträge und Workshops stattfanden, als auch neun Workshopräume stattete GAHRENS + BATTERMANN mit hochwertiger Licht-, Audio-, Video- und Kameratechnik aus. Im Saal Harmonie kam eine 9 x 3 Meter große Soft edge-Projektion zum Einsatz, in den Workshopräumen Rückprojektionen, die durch die neue 0,38 Short Lenz Optik mit nur einem Meter Distanz zum Projektor auskamen. Das Bühnensetup war zugunsten des optischen Gesamteindrucks in allen Workshopräumen einheitlich, wobei es sich beispielswiese bei den Rednerpulten um eine Sonderanfertigung, die dem Designkonzept entsprach, handelte.
Sicheres und effizientes Eventmanagement durch Tools von G+B Interactive
Bei der Besuchererfassung setzte GAHRENS + BATTERMANN auf das Registration-Tool der Eventmanagement-Software G+B Interactive, bei den Live-Vorträgen auf das Presentation Services-Tool, welches sämtliche Präsentationen der Referenten zunächst sammelt, technisch prüft und sichert, um diese anschließend den entsprechenden Vortragsräumen zuzuspielen. Die Besucher-Bagdes personalisierten die Medientechniker durch Barcodes. Auf diese Weise ließen sich die Teilnehmer vor Beginn des jeweiligen Workshops mit einem Scanner erfassen.
Gemeinsam mit der Agentur Ketchum Pleon GmbH hat GAHRENS + BATTERMANN für die Oracle Events die Bühnensetups konzipiert, eine Lichtinszenierung zur Einstimmung auf die Eröffnungsfeier designed und programmiert und eine Überraschung für die Teilnehmer vorbereitet. Ein mobiles EB-Team von GAHRENS + BATTERMANN hatte während des Tages Impressionen eingefangen und zu einem Film verarbeitet, den sich die Besucher bereits am späten Nachmittag auf den Displays ansehen konnten.