Agentursoftware easyJOB geeignet für Event-Agenturen

Ob Gala-Night oder Produkt-Launch – der Erfolg großer Events steht und fällt mit der perfekten Organisation. Umso wichtiger ist es, auf eine leistungsfähige und individualisierbare Software wie easyJOB bauen zu können.

Egal, wie komplex und speziell ein Event auch ist: Mit easyJOB kann es jederzeit übersichtlich dargestellt werden. Als oberste Einheit legt man zunächst einen „Job“ an, in dem alle angebotenen Leistungen detailliert aufgeführt und kalkuliert werden. Über Sub-Jobs kann das Projekt weiter unterteilt und strukturiert werden. So lassen sich zum Beispiel Kosten einzelner Bestandteile mit unterschiedlichen Auftragsnummern des Kunden abbilden. Auch können Planungen oder Teilnehmerlisten aus Excel importiert werden, um externe Kosten exakt umzulegen. Leistungszeilen erstellt easyJOB dabei automatisiert.

So unterstützt easyJOB Event-Agenturen bei der kaufmännischen Abwicklung ihrer Projekte:

- Detaillierte kaufmännische Planung von Agentur- und Fremdleistungen

- Hinterlegen von Musterjobs und Preislisten

- Sofortiges Erfassen aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf das Projekt

- Mitlaufendes Projektcontrolling für einen Überblick über Akonto-Zahlungen und die Liquidität des Projekts

- Automatische Buchung und Zuordnung durchlaufender Posten

- Ad-hoc-Darstellung von Gewinnen/Verlusten (Plan, erwartet, Ist)

- Genaue Darstellung und Auswertung der Deckungsbeiträge

- Automatischer Ausdruck aller für ein Projekt relevanten (nachweispflichtigen) Eingangsrechnungen mit der Rechnung an den Kunden

Voraussetzung für die Bewertung des Projekts ist die exakte Stundenerfassung aller Mitarbeiter schon während der Projektphase. Dies gilt für die Vorbereitung wie für das Event selbst, für Onsite Staff wie für Freelancer. Über einen Stundenschreiber-Pool können alle Beteiligten einfach ihre Zeit erfassen, auch eine Stunden-App steht zur Verfügung. So ist eine exakte Nachkalkulation aller Aufwände auf dem Projekt möglich.

Operiert eine Event-Agentur international, ist das Handling unterschiedlicher Währungen und Mehrwertsteuersätze unabdingbar. easyJOB verwaltet beliebig viele Fremdwährungen. Diese werden, wenn gewünscht, sogar zu Tageskursen in die Agenturwährung umgerechnet. Zudem bietet easyJOB einen speziellen Baustein für das Handling multipler Anfragen z. B. für Hotels, Locations oder Flüge.

Parallel zur kaufmännischen Abwicklung erfolgt immer die zeitliche Projektplanung. easyJOB bietet auch hier viele hilfreiche Funktionen an:

- Detaillierte Zeitplanung des Events im Gantt-Diagramm und Kalender

- Tasks für jeden Mitarbeiter

- Einsatzplanung des Personals

- Meilensteine, Deadlines, Abhängigkeiten von Terminen

Das integrierte CRM-Tool in easyJOB ist sehr hilfreich zur Kategorisierung – etwa von Lieferanten oder Hotels. Es verbindet Übersichtlichkeit mit Detailtiefe: So lassen sich einfach individuelle Zusatzfelder oder Kriterien hinterlegen, nach denen dann wieder gesucht und gefiltert werden kann. Bei Hotels können das zum Beispiel Lage, Zimmeranzahl oder Ausstattung sein. Gespeicherte Suchabfragen liefern schnell das gewünschte Ergebnis.

Kontakt

Because Software AG
Henrike Krabbenhöft
089 8946060
marketing[at]because-software.com
www.because-software.com